Polityka prywatności

1. Administrator i role

Niniejsza polityka opisuje, jak w serwisie Limona (dalej „Serwis") przetwarzane są dane osobowe. Występują dwie różne role:

• Dane kont Użytkowników (agentów) - administratorem jest podmiot prowadzący Serwis: Michał Sadurski, osoba fizyczna świadcząca usługę drogą elektroniczną (dalej „Usługodawca").
• Dane klientów końcowych, wprowadzane do Serwisu przez Organizację (treść zgłoszeń, kartoteka kontaktów) - administratorem jest Organizacja, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) działającym na jej polecenie.

Kontakt w sprawach ochrony danych: contact@limona.app.

2. Jakie dane są przetwarzane

W ramach kont Użytkowników:

• imię i nazwisko oraz adres e-mail podane przy rejestracji;
• zaszyfrowane hasło (Serwis nie przechowuje hasła w postaci jawnej);
• dane techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa: adres IP, informacje o sesji i przeglądarce, zapisy zdarzeń (logi);
• data i wersja zaakceptowanego regulaminu i polityki prywatności.

W ramach danych Organizacji (za które administratorem jest Organizacja):

• treść korespondencji ze zgłoszeń oraz adresy e-mail osób kontaktujących się;
• dane kontaktów w kartotece (imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko);
• załączniki przesłane w ramach zgłoszeń.

Przetwarzana jest także nazwa organizacji oraz jej pełna nazwa prawna, podana przy zakładaniu organizacji. Służą one identyfikacji Organizacji, w tym jako strony umowy powierzenia przetwarzania danych.

3. Cele i podstawy prawne

• świadczenie usługi i prowadzenie konta - wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i utrzymanie infrastruktury - prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wykazanie akceptacji regulaminu i polityki - obowiązek prawny oraz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO);
• przetwarzanie danych klientów końcowych - na polecenie Organizacji, na podstawie powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO); podstawę prawną wobec tych osób zapewnia Organizacja.

4. Powierzenie przetwarzania

W odniesieniu do danych klientów końcowych Usługodawca przetwarza dane wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi, zgodnie z poleceniami Organizacji jako administratora. Warunki powierzenia określa umowa powierzenia przetwarzania stanowiąca Załącznik nr 1 do regulaminu. Organizacja odpowiada za legalność przetwarzania tych danych i za realizację obowiązków administratora wobec osób, których dane dotyczą.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Usługodawca korzysta z dostawców infrastruktury, którzy przetwarzają dane w jego imieniu wyłącznie w celu świadczenia usługi:

• Supabase - hosting bazy danych;
• Vercel - hosting i uruchamianie aplikacji;
• Resend - wysyłka i odbiór wiadomości e-mail.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Lokalizacja danych i transfery

Dane Organizacji przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej (baza danych oraz uruchamianie aplikacji w regionie w Irlandii).

Dostawcy infrastruktury (Supabase, Vercel, Resend) są spółkami z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, dlatego może dochodzić do dostępu do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Odbywa się to na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO, przede wszystkim standardowych klauzul umownych (SCC) zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami.

7. Okres przechowywania

Dane konta przetwarzane są przez czas jego istnienia. Dane Organizacji przechowywane są do czasu ich usunięcia przez Organizację albo do zakończenia korzystania z Serwisu. Niektóre dane (zapisy zdarzeń, dane niezbędne do rozliczeń lub wykazania zgód) mogą być przechowywane dłużej, w zakresie wynikającym z przepisów lub uzasadnionego interesu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W odniesieniu do danych klientów końcowych żądania kierowane są do Organizacji jako administratora; Serwis udostępnia jej narzędzia realizujące te prawa (między innymi eksport oraz anonimizację danych kontaktu). W odniesieniu do danych konta żądania można kierować do Usługodawcy.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne mechanizmy niezbędne do działania, przede wszystkim do utrzymania sesji zalogowania i bezpieczeństwa. Nie są stosowane cookies marketingowe ani śledzące na potrzeby reklamy.

10. Bezpieczeństwo

Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu oraz ograniczanie liczby żądań. Żadna metoda przesyłania i przechowywania danych nie jest jednak w pełni odporna na zagrożenia, dlatego bezpieczeństwo zależy także od ochrony danych logowania po stronie Użytkownika.

11. Zmiany polityki

Polityka prywatności może zostać zmieniona z ważnych przyczyn. O zmianie informuje się przy najbliższym logowaniu, a dalsze korzystanie z Serwisu wymaga akceptacji aktualnej wersji. Wersję obowiązującą oznacza data podana na początku dokumentu.