Regulamin serwisu Limona

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu Limona (dalej „Serwis"), dostępnego pod adresem limona.app. Serwis jest narzędziem typu helpdesk: zamienia wiadomości e-mail od klientów w zgłoszenia z historią, statusem i osobą odpowiedzialną, prowadzi kartotekę klientów oraz umożliwia rozliczanie czasu pracy.

Usługodawcą i podmiotem prowadzącym Serwis jest Michał Sadurski, osoba fizyczna świadcząca usługę drogą elektroniczną (dalej „Usługodawca"). Usługa jest nieodpłatna, wobec czego jej świadczenie nie stanowi działalności gospodarczej ani nierejestrowanej. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem contact@limona.app.

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zawodową lub statutową (model B2B). Usługodawca nie świadczy usług na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego. Założenie konta oznacza oświadczenie, że korzystanie z Serwisu następuje w celach bezpośrednio związanych z działalnością zawodową lub gospodarczą Użytkownika i Organizacji.

Rozpoczęcie korzystania z Serwisu oznacza akceptację regulaminu oraz polityki prywatności. Akceptacja jest wymagana przy zakładaniu konta.

2. Definicje

• Użytkownik - osoba fizyczna posiadająca konto w Serwisie (agent obsługi).
• Organizacja - podmiot, w ramach którego Użytkownicy wspólnie obsługują zgłoszenia. Organizacja jest administratorem danych osób kontaktujących się z jej wsparciem.
• Klient końcowy - osoba, która kontaktuje się z Organizacją i której dane trafiają do Serwisu w formie zgłoszeń i kartoteki. Klient końcowy nie zakłada konta.
• Zgłoszenie - wątek korespondencji założony z wiadomości e-mail, wraz z osią czasu, statusem i przypisaniem.

3. Rodzaj i zakres usług

Serwis udostępnia funkcje obsługi zgłoszeń, kartoteki klientów, ewidencji czasu pracy oraz rozliczeń według umowy z klientem. Zakres dostępnych funkcji może się zmieniać w miarę rozwoju produktu. Usługa świadczona jest drogą elektroniczną, przez przeglądarkę internetową.

4. Konto i dostęp

Do korzystania z Serwisu wymagane jest konto. Konto zakłada się, podając imię i nazwisko, adres e-mail oraz hasło, a następnie potwierdzając adres e-mail. Nowe organizacje mogą uzyskiwać dostęp etapami (lista wczesnego dostępu): konto powstaje od razu, a dostęp do panelu organizacji włącza się po wpuszczeniu.

Utworzenie organizacji wymaga podania jej nazwy oraz pełnej nazwy prawnej podmiotu. Nazwa prawna identyfikuje Organizację jako stronę umowy powierzenia przetwarzania danych (Załącznik nr 1).

Dane logowania są poufne. Za działania wykonane po zalogowaniu na dane konto odpowiada posiadacz tego konta. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.

5. Zasady korzystania

Korzystając z Serwisu, nie wolno:

• naruszać przepisów prawa ani praw osób trzecich;
• wykorzystywać Serwisu do rozsyłania spamu, treści bezprawnych, szkodliwego oprogramowania ani do działań obciążających infrastrukturę ponad zwykłe użycie;
• podejmować prób obejścia zabezpieczeń, ograniczeń technicznych ani limitów fair use;
• przetwarzać w Serwisie danych osobowych bez podstawy prawnej po stronie Organizacji.

Naruszenie zasad korzystania może skutkować zawieszeniem dostępu lub usunięciem konta albo organizacji.

6. Opłaty i limity fair use

Serwis jest obecnie udostępniany bezpłatnie, w ramach limitów fair use chroniących infrastrukturę (między innymi liczba agentów, liczba klientów w kartotece oraz liczba wiadomości miesięcznie). Aktualne limity są opisane w Serwisie. Usługodawca zastrzega możliwość wprowadzenia planów płatnych w przyszłości; ewentualne opłaty nie obejmą wstecz okresu, w którym usługa była bezpłatna, a o zmianach informuje się z wyprzedzeniem.

7. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje polityka prywatności. W odniesieniu do danych klientów końcowych, wprowadzanych do Serwisu przez Organizację, administratorem jest Organizacja, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) i przetwarza te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Szczegółowe warunki powierzenia określa umowa powierzenia przetwarzania danych stanowiąca Załącznik nr 1 do regulaminu; jej zawarcie następuje wraz z akceptacją regulaminu.

Organizacja odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych klientów końcowych oraz za realizację obowiązków administratora. Serwis udostępnia narzędzia wspierające realizację praw osób, których dane dotyczą (między innymi eksport i anonimizację danych kontaktu).

8. Dostępność usługi i odpowiedzialność

Serwis jest udostępniany w modelu „tak jak jest" (as is), bez gwarancji nieprzerwanej dostępności ani określonego poziomu usług (SLA). Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie, ale nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z przyczyn od niego niezależnych, konserwacji ani działania usług zewnętrznych, z których korzysta Serwis.

W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu korzystania z bezpłatnej usługi jest wyłączona w odniesieniu do szkód pośrednich, utraconych korzyści oraz utraty danych. Nie wyłącza to odpowiedzialności, której zgodnie z prawem wyłączyć nie można.

9. Czas trwania i rozwiązanie

Umowa o korzystanie z Serwisu zawierana jest na czas nieokreślony. Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Serwisu, opuścić organizację (o ile nie jest jej właścicielem) lub wystąpić o usunięcie konta. Usługodawca może zawiesić lub zakończyć świadczenie usługi w razie naruszenia regulaminu albo z ważnych przyczyn technicznych lub organizacyjnych, informując o tym w miarę możliwości z wyprzedzeniem.

10. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin lub politykę prywatności z ważnych przyczyn, w tym zmian prawnych, technicznych lub zakresu usług. O zmianie informuje się przy najbliższym logowaniu, a dalsze korzystanie z Serwisu wymaga ponownej akceptacji aktualnej wersji dokumentów. Wersję obowiązującą oznacza data podana na początku dokumentu.

11. Reklamacje i kontakt

Reklamacje i pytania dotyczące działania Serwisu można kierować na adres contact@limona.app. Usługodawca rozpatruje zgłoszenia bez zbędnej zwłoki.

12. Zgłaszanie treści bezprawnych

Usługodawca, jako dostawca usługi przechowywania treści (hostingu zgłoszeń i załączników), umożliwia zgłaszanie treści, które mogą mieć charakter bezprawny. Zgłoszenia kieruje się na adres contact@limona.app, wskazując możliwie dokładną lokalizację treści (na przykład identyfikator zgłoszenia) oraz uzasadnienie, dlaczego treść uznaje się za bezprawną.

Po otrzymaniu wiarygodnego zgłoszenia Usługodawca bez zbędnej zwłoki podejmuje odpowiednie działania, w tym może zablokować lub usunąć wskazaną treść, informując o tym Organizację, której ta treść dotyczy.

13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej. Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.

Załącznik nr 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejszy załącznik stanowi integralną część regulaminu i określa warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Akceptacja regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy powierzenia pomiędzy Organizacją (dalej „Powierzający") a Usługodawcą (dalej „Przetwarzający").

1. Przedmiot i czas powierzenia

Przetwarzający przetwarza powierzone dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia usługi helpdesk opisanej w regulaminie. Powierzenie trwa przez cały okres istnienia Organizacji w Serwisie. Powierzającego identyfikuje pełna nazwa prawna podana przy utworzeniu Organizacji.

2. Charakter, kategorie osób i rodzaj danych

Powierzenie obejmuje dane klientów końcowych Powierzającego, którzy kontaktują się z jego wsparciem, oraz agentów Powierzającego obsługujących zgłoszenia. Rodzaj danych obejmuje między innymi imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, adres IP oraz wszelkie dane zawarte dobrowolnie w treści zgłoszeń i załącznikach.

3. Obowiązki Przetwarzającego

• przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego; za takie polecenie uznaje się konfigurację i zgodne z regulaminem korzystanie z funkcji Serwisu;
• stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu oraz izolację danych między organizacjami;
• zapewnia, że osoby dopuszczone do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności;
• w miarę możliwości wspiera Powierzającego w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wykonaniu obowiązków wynikających z art. 32-36 RODO, udostępniając w tym celu narzędzia Serwisu (między innymi eksport i anonimizację danych kontaktu);
• po zakończeniu świadczenia usługi usuwa powierzone dane z systemów produkcyjnych bez zbędnej zwłoki; dane pozostające w kopiach zapasowych są usuwane zgodnie z cyklem retencji kopii u dostawcy infrastruktury.

4. Podpowierzenie (subprocesorzy)

Powierzający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z subprocesorów niezbędnych do utrzymania Serwisu, wskazanych w polityce prywatności (obecnie Supabase, Vercel, Resend). O zamierzonej zmianie lub dodaniu subprocesora informuje aktualna wersja polityki prywatności; ponowna akceptacja dokumentów pozwala Powierzającemu zapoznać się ze zmianą, a w razie sprzeciwu zaprzestać korzystania z Serwisu.